Vier Fünftel des Lastenhefts stehen schon. Den Rest füllst du in den Klammern aus.

Mit einem Lastenheft in 21 Abschnitten: Ziele, Rollen, Eigentum, Mengengerüst, Design, Migration, Recht, zuletzt die Angebotsbewertung. Anhang A liefert die vollständige Gliederung, Anhang B eine Kurzfassung auf zwei Seiten zum Abarbeiten. Zwei Punkte ergänzt ihr für die Schweiz selbst, weil das Handbuch den EU-Rahmen beschreibt: das revidierte DSG als massgebliches Datenschutzrecht und die Frage, wo die Daten liegen sollen.

Nicht über die Angebotssumme, sondern über fünf Jahre: Erstellung plus Lizenzen plus Wartung plus die typischen Änderungen zu Einheitspreisen. Bewertet wird in einer gewichteten Matrix, die steht, bevor die erste Offerte eintrifft. Kommen Offerten aus dem Euro-Raum, gehört der Wechselkurs in dieselbe Rechnung, weil die Wartung über Jahre läuft.

Das Handbuch nennt bewusst kein System, sondern fünf Kriterien: Kann euer Team selbst redigieren? Wie gross ist die Abhängigkeit, und lassen sich Inhalte exportieren? Was kostet es über fünf Jahre? Wie weit lässt es sich ausbauen? Und wie leicht ist der Dienstleister ersetzbar? Wer auf Datenhaltung in der Schweiz Wert legt, prüft zusätzlich, wo der Anbieter tatsächlich hostet.

Der Grundsatz lautet: Umsetzung beim Auftragnehmer, Eigentum beim Auftraggeber. Konten, Verträge, Zugänge und Lizenzen werden auf euch registriert. Welche Rechte in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt übergehen, gehört ausdrücklich in den Vertrag und in die anwaltliche Prüfung. Das Handbuch bereitet diese Prüfung vor, es ersetzt sie nicht.

Der Anhang sammelt 21 rote Flaggen. Die häufigsten: eine Systemempfehlung, bevor die Anforderungen überhaupt stehen; «Hosting inklusive» ohne einen einzigen Vertragsdetail; verweigerte Einheitspreise; und unbegrenzte Korrekturschleifen, die als Verkaufsargument angeboten werden.